§1 Namn
1.1 Föreningens namn är GAIDA Användarförening
§2 Syfte
2.1 Föreningen skall utgöra kontaktorgan mellan användare och leverantör. Med leverantör avses ESRI Sverige, Sokigo AB, eller annan koncern / organisation som träder i dess ställe, och med användare avses avtalskund till leverantör som använder systemet Gaida eller annat system som träder i dess ställe.
2.2 Föreningen skall samordna och förmedla användarnas synpunkter och krav på leverantör och programvara. Föreningens styrelse skall verka för att programvaran utvecklas på ett för användarna önskvärt sätt.
2.3 Föreningen skall organisera och genomföra användarträffar med syfte att befrämja erfarenhetsutbyte mellan användare och systemleverantör.
2.4 Föreningen skall främja kunskapsuppbyggnad och erfarenhetsutbyte mellan användare.
§3 Medlemskap
3.1 Medlemskap är öppet för fysisk, eller juridisk person samt för olika former av kommunala samarbetsorganisationer som är gemensam avtalskund till leverantör och som nyttjar Gaida systemen i sin verksamhet.
3.2 Om fysisk/juridisk person/organisation är kund kan de personer som nyttjar Gaida ansöka om medlemskap enligt 3.1.
3.3 Medlemskap börjar att gälla från och med att årsavgift är erlagd. Medlem som inte har erlagt avgift inom viss av styrelsen bestämd tid anses ha utträtt ur föreningen.
3.4 Medlemskap gäller för ett verksamhetsår.
3.5 Medlem äger inte rätt att använda föreningens namn i privat näringsverksamhet eller för andra syften utan styrelsens godkännande.
3.6 Vid utträde ur föreningen återbetalas ej medlemsavgiften för innevarande räkenskapsår.
3.7 Föreningen kan utesluta medlem som bryter mot stadgarna. Medlem har rätt att få frågan prövad vid ett årsmöte.
§4 Avgifter
4.1 Medlemsavgifter innevarande verksamhetsår fastställs vid årsmöte.
§5 Beslutande församlingar
5.1 Ordinarie årsmöte skall hållas en gång per år, och är föreningens högsta beslutande organ.
5.2 Skriftlig kallelse med dagordning samt ett sammandrag av inkomna motioner utskickas minst sex veckor före årsmötet. Kallelse kan ske via e-post eller via föreningens hemsida.
5.3 Motioner ska inkomma skriftligen till styrelsen och behandlas på årsmöte. Sista datum för motioner fastställs av styrelsen.
5.4 Årsmötet är beslutsmässigt med minst fem medlemmar närvarande.
5.4.1 Årsmötet kan genomföras fysiskt, digitalt eller som hybridmöte. Styrelsen beslutar vilken mötesform årsmötet har. Vid digitalt möte ska det säkerställas att medlemmarna kan delta, yttra sig och rösta på lika villkor.
5.5 Beslut på årsmöte tas med enkel majoritet, med undantag av punkterna 5.9 och 5.10.
5.6 Medlem som deltar på årsmötet har rösträtt och varje medlem har en röst.
5.7 Extra årsmöte kan hållas i följande fall:
Om styrelsen anser att behov finns. Om revisor, eller minst 20 medlemmar gör en skriftlig framställan till styrelsen med bifogad dagordning för extra årsmötet.
5.8 Extra årsmöte skall utlysas inom en månad efter styrelsen mottagit begäran om detta, och kallelse för mötet anges enligt punkt 5.2
5.9 Dessa stadgar kan ändras genom beslut på årsmöte varvid 2/3 dels majoritet krävs. Fråga om ändringar av stadgan måste framgå av kallelse till årsmöte, där även ändringsförslaget skall bifogas.
5.10 Förslag om att föreningen skall upplösas skall behandlas på årsmöte, varvid ¾ dels majoritet krävs för att förslaget skall bifallas och föreningen upplöses.
5.11 Omröstning angående frågan att upplösa föreningen skall föregås av beslut om användningen av föreningens kvarstående medel.
5.12 Vid ordinarie årsmöte skall följande punkter behandlas, samt framgå i kallelse.
– Frågan om mötets behöriga utlysande.
– Godkännande av dagordning.
– Val av ordförande och sekreterare för årsmötet.
– Val av två justerare som tillsammans med ordföranden justerar protokollet.
– Valda justerare utgör samtidigt rösträknare.
– Fastställande av röstlängd.
– Föredragning av styrelsens årsberättelse.
– Föredragning av revisionsberättelsen.
– Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för det gångna räkenskapsåret.
– Val av ordförande för ett år.
– Val av styrelseledamöter för två år.
– Val av suppleanter för ett år.
– Val av revisorer för ett år.
– Val av revisorssuppleant för ett år.
– Val av valberedning för ett år.
– Fastställande av medlemsavgifter.
– Ordförande och kassör tecknar föreningens firma var och en för sig.
– Inkomna motioner.
§6 Styrelsens säte
6.1 Vid styrelsens konstituerande möte skall föreningens postadress fastställas.
§7 Styrelsen
7.1 Styrelsen skall bestå av ordförande, minst fyra ordinarie ledamöter samt minst två suppleanter.
7.2 Ordförande väljs för en period av ett år. Ordinarie ledamöter väljs för en period av två år med förskjutning av ett år, så att halva antalet ledamöter avgår varje år. Suppleanter väljs för ett år. Styrelsen konstituerar sig själv och utser vice ordförande, sekreterare samt kassör.
7.3 I styrelsen bör medlemmar från olika geografiska regioner ingå.
7.3.1 I styrelsen bör medlemmar ingå som representerar systemets olika verksamhetsdelar.
7.4 Styrelsen är beslutsmässig med minst tre deltagare, därav skall ordförande eller vice ordförande ingå.
7.5 Ordförande har utslagsröst vid lika röstetal.
7.6 Representant för systemägare får inte ingå i styrelsen.
7.7 Representant för systemägaren kan adjungeras till styrelsearbetet.
7.8 Styrelsen beslutar om vilken digital plattform som ska användas för styrelsearbetet, dokumenthantering och kommunikation. Plattformen ska väljas med beaktande av säkerhet, tillgänglighet och föreningens behov.
7.9 Styrelsen ansvarar för att behandling av personuppgifter i föreningens digitala plattformar sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning (GDPR).
§8 Valberedning
8.1 Vid årsmöte väljs två medlemsrepresentanter till valberedning, vars uppgift är att föreslå kandidater till val vid kommande årsmöte.
§9 Räkenskaper och revision
9.1 Verksamhetsåret omfattar perioden från 1/1 till 31/12.
9.2 Styrelsens förvaltning ska årligen granskas av två på årsmötet valda revisorer.
9.3 Revisorerna ska senast två veckor innan ordinarie årsmöte avge sin revisionsberättelse.
9.4 Uppkommen vinst överförs till nästa räkenskapsår.
§10 Teckningsrätt
10.1 Ordförande och kassör tecknar föreningens firma var och en för sig.